Web2Print ist vielseitig – sei es bei den Möglichkeiten in Gestaltung, Darstellung und Umfang von Inhalten oder beim Workflow: Es gibt quasi jede mögliche Konsellation an Abläufen und wir versuchen immer den Kundenwunsch bestmöglichst zu erfüllen. Wir produzieren Web2Print in Zusammenarbeit mit Agenturen, die Projektabwicklung für uns übernehmen, oder Agenturen, die Gestaltungen vorgeben und wir lediglich die Umsetzung übernehmen. Wir arbeiten mit unserem Kunden eng zusammen, wir stellen die Technik, die Datenbank, das Know-how – sind aber auch Unterstützung und Support während der kompletten Laufzeit. 

Ein klassischer idealer Workflow aus unserer Sicht sieht wie folgt aus: 
(Behalten Sie sich dabei immer im Hinterkopf, dass Sie quasi an jedem Punkt abbiegen könnten und ab dann Ihr eigenes Ding machen könnten)

1) Angebotsanfrage: Kunde kommt auf uns zu mit dem Wunsch ein Produkt, welches mehrmals aufgelegt wird (jährlich oder in bestimmten Rhythmen), zu automatisieren.

2) Angebotserstellung: Wir analysieren die Lage: Ist der Kunde bereits Kunde im Knowledge Graph, ist es ein Neukunde? – und erstellen daraufhin ein Angebot.

3) Auftaktgespräch: Wir besprechen gemeinsam mit dem Kunden den Grad der Automatisierung. Oftmals besteht der Irrglaube, dass man sich bei Web2Print-Projekten in der Gestaltung einschränken muss. Das ist aber nicht der Fall. Der Workflow basiert auf Adobe InDesign. Das heißt, wir haben hier auch in der Gestaltung alle Möglichkeiten. Die Problematik ist eher, dass man sich gemeinsam mit dem Kunden vorab – also vor Beginn der Produktion – auf ein Layout/eine Gestaltung einigen muss und das fällt schwer, denn es ist Vorstellungsvermögen gefragt. Änderungswünsche im Nachhinein sind nicht ausgeschlossen! – jedoch mit anderen Aufwänden als vor der Produktion verbunden.

4) Technische Umsetzung: Hat man sich mit dem Kunden auf eine Gestaltung, Varianten und Inhalt geeinigt, so beginnt die technische Umsetzung auf unserer Seite: Einrichtung der Datenfelder, Einrichtung der Datenbank mit allen Rechten, Übernahme der alten Inhalte (manuell oder über Importe) wenn gewünscht, Testen. 

5) Schulung: Im Anschluss an die technische Einrichtung beginnt die Arbeit für den Kunden: Der Kunde bekommt eine Schulung (mit Online-Handbuch, etc.) in das System. Ab diesem Tag wird das System übergeben und er hat nun die Möglichkeit seine Inhalte einzugeben, zu erfassen, zu sammeln und die Anzeigen für das Printprojekt fertigzustellen… 

……
……
 

6) Testlauf/Ausspielung der fertigen Daten: Bis hierhin vergeht meist einiges an Zeit, bei großen Gastgeberverzeichnissen sind es in der Regel so in etwa 4-5 Monate. Sobald der Kunde mit der Datenpflege fertig ist, wird ein erster Stand aus der Datenbank ausgespielt (1. Testlauf) und als PDF visualisiert. Der Kunde hat dann die Möglichkeit zu korrigieren, zu sortieren, kleine optische Anpassungen vorzunehmen – das alles wieder im Publication Planner – unabhängig von uns. 

7) Finale Datenausspielung: Wenn die Korrekturen umgesetzt sind, gibt der Kunde wieder ein "Go" und wir ziehen uns die Anzeige erneut aus der Datenbank, dem Publication Planner. 

8) Weiteres Vorgehen: 

1. Kunde bekommt die sortierten Anzeigen im richtigen Format als fertige Druck-PDFs geliefert
2. Kunde bekommt von allen Anzeigen offene InDesign-Daten
3. Kunde bekommt von allen Anzeigen fertige Einzel-Druck-PDFs
4. Wir kümmern uns um die komplette restliche Abwicklung: Vorschalt- und Auslauf-Seiten, Umschlag, Abwicklung mit Druckerei, … bis hin zur Lieferung der Druckdaten direkt an die Druckerei.